Introduction

ProprioSoft est un logiciel de gestion immobilière. C’est un logiciel de base de données efficace pour le gestionnaire immobilier. C’est un outil de capture de données tels que gestionnaire, propriétaires, comptes, immeubles, logements et locataires actifs et inactifs. Il peut produire des rapports approfondis sur pratiquement tout.

Il vous aide à tenir compte des paiements, des baux et des bons de travail en retard. Vous pouvez archiver des informations comptables en invoquant la fonction de clôture de fin d’exercice et vous pouvez facilement protéger vos données en utilisant les outils intégrés de sauvegarde et de restauration de données. Les écrans d’immeubles et de logements vous laisse entreposer des images telles que des vues extérieures et intérieures ou des plans.

Il vous aide aussi à communiquer plus facilement avec vos contractuels, locataires ou associés d’affaire avec l’éditeur et envoyeur de courriels.

Gestionnaire

Le gestionnaire c’est vous. La base de données est à vous et vous la gérez. Bien sûr, vous pouvez être aussi un propriétaire d’immeubles et dans ce cas vous êtes donc un propriétaire-gestionnaire. Vous pouvez aussi gérer exclusivement de l’immobilier pour d’autres propriétaires sans avoir d’immeubles pour vous-même. En fait, peu importe la combinaison, en bout de ligne, VOUS êtes le gestionnaire.

À partir du menu principal, cliquer sur le bouton Gestionnaire pour ouvrir le dialogue du Gestionnaire.

Avant de faire quoi que ce soit, vous devez créer un gestionnaire. Ce dialogue vous laisse entrer des renseignements sur le gestionnaire tels que votre nom, votre adresse etc. Si vous êtes un seul propriétaire-gestionnaire ou si vous êtes aussi un propriétaire, cocher la case Identifier aussi comme propriétaire. Si vous devez recevoir des paiements des autres propriétaires, cocher la case Identifier aussi comme bénéficiaire.

Cependant, vous devez être identifié soit comme propriétaire, comme bénéficiaire ou les deux. Vous ne pouvez pas laisser les deux cases vides.
Il y a un bouton Site Web et l’adresse courriel est l’adresse qui sera utilisée pour envoyer un courriel à un locataire, un propriétaire ou un bénéficiaire.

Si vous voulez entrer des dépenses pour un gestionnaire et vous n’êtes pas un propriétaire, vous pouvez quand même vous identifier comme propriétaire sans vous donner des immeubles. De cette façon, vous pouvez entrer des dépenses et des revenus généraux en plus des revenus provenant des commissions et autres dépenses et vous allez pouvoir générer des bilans de profits/pertes, des rapports de dépenses et de revenus du gestionnaire sur ce gestionnaire. Le rapport de revenus n’inclut pas les revenus provenant des commissions et autres dépenses. Pour voir tous les revenus du gestionnaire, faire le Rapport de revenus du gestionnaire.

Propriétaires

Pour accéder à l’écran des propriétaires, à partir du menu principal, cliquer sur le bouton Propriétaires ou, du menu déroulant Vue, cliquer Propriétaires.

L’écran propriétaires est affiché et vous pouvez entrer des détails tels que l’adresse et le contact pour un propriétaire. La première fois que vous accédez Propriétaires, un message est affiché vous avertissant de cliquer sur Ajouter pour ajouter un propriétaire si le gestionnaire n’est pas aussi un propriétaire.

Voir les détails sur le bouton Modifier.

La case Identifier aussi comme gestionnaire sert à identifier ce propriétaire comme gestionnaire. Il n’y a qu’un seul gestionnaire. Lors de la sauvegarde, un dialogue s’ouvrira vous demandant de remplacer le gestionnaire si le propriétaire courant n’est pas déjà le gestionnaire. Si le gestionnaire n’est pas déjà un propriétaire, il sera automatiquement identifié comme propriétaire pour que vous puissiez l’effacer si nécessaire puisqu’il n’y a aucun autre endroit de le faire qu’ici. Ou vous pouvez le remettre comme gestionnaire.

Plus bas se trouvent les onglets Détails, Commission et Notes. Le carreau Détails inclut l’adresse courriel et le bouton Courriel qui ouvre un dialogue pour que le gestionnaire envoie un courriel à ce propriétaire.
Il y a aussi un bouton Site web
Le carreau Commission est désactivé si le propriétaire affiché est le gestionnaire. Autrement, vous pouvez entrer une commission comme dépense périodique au gestionnaire en spécifiant les comptes, les dates du début et de la fin, la période et le montant (fixe ou poucentage du revenu de ce propriétaire).

Le carreau Notes vous laisse entrer du texte sous forme libre sur ce propriétaire.

Le panneau de boutons à la droite accompli des fonctions de mise à jour sur ce propriétaire.

Voir les détails du rapport de propriétaire.

Voir les détails des boutons Aller à au haut de l’écran.

Immeubles

Pour accéder à l’écran des immeubles, à partir du menu principal, cliquer sur le bouton Immeubles ou, du menu déroulant Vue, cliquer Immeubles.

L’écran immeubles est affiché et vous pouvez entrer des détails tels que l’adresse et les renseignements suivants:

Le Nombre de logements est un champ calculé dépendant du nombre de logements que vous avez entré pour cet immeuble.

Voir les détails sur le bouton image.

Voir les détails sur le bouton Modifier.

Il y a cinq onglets: Propriétaires, Détails, Appareils, Bons de travail et Notes.

Propriétaires: Vous pouvez ajouter des propriétaires à cet immeuble en sélectionnant un propriétaire de la liste déroulante Ajouter propriétaire. Le propriétaire est alors ajouté à la liste. Vous pouvez retirer le propriétaire en utilisant le bouton Retirer propriétaire et vous pouvez modifier sa part en utilisant le bouton Modifier part après avoir sélectionner un propriétaire. De façon à pouvoir sauvegarder un immeuble, un ou plusieurs propriétaires doivent être spécifiés et les parts doivent totaliser 100%.

Détails: Ce carreau inclut les détails de l’immeuble. La Valeur locative totale est le montant total de toutes les valeurs locatives spécifiées dans l’écran logements. La Superficie de l’immeuble est obligatoire seulement si vous possédez des immeubles au Québec et vous devez calculer des rapports de Relevé 4.

Voir les détails sur l’onglet Appareils.

Voir les détails sur l’onglet Bons de travail.

Le carreau Notes vous laisse entrer du texte sous forme libre sur cet immeuble.

Le panneau de boutons à la droite accompli des fonctions de mise à jour sur cet immeuble.

Voir les détails du rapport d’immeuble.

Voir les détails des boutons Aller à au haut de l’écran.

Logements

Pour accéder à l’écran des logements, à partir du menu principal, cliquer sur le bouton Logements ou, du menu déroulant Vue, cliquer Logements.

L’écran logements est affiché et vous pouvez entrer des détails tels que l’adresse et les renseignements suivants:

La Valeur locative est le prix demandé lorsque ce logement est loué. Ce montant est automatiquement inclus par défaut lorsque vous créez un frais périodique sous l’onglet Bail de l’écran locataire.
Le Statut est généré dépendamment du fait qu’il se trouve un locataire actif dans ce logement. Le statut est soit Loué ou Vacant. Il montre aussi le locataire actif.

Voir les détails sur le bouton image.

Voir les détails sur le bouton Modifier.

Il y a cinq onglets: Détails, Publicité, Appareils, Bons de travail et Notes.

Détails: Ce carreau inclut les détails du logement.

Publicité: Il vous laisse entrer du texte sous forme libre qui peut être utiliser pour publiciser un logement qu’on veut louer.

Voir les détails sur l’onglet Appareils.

Voir les détails sur l’onglet Bons de travail.

Le carreau Notes vous laisse entrer du texte sous forme libre sur ce logement.

Le panneau de boutons à la droite accompli des fonctions de mise à jour sur ce logement.

Voir les détails du rapport de logement.

Voir les détails des boutons Aller à au haut de l’écran.

Appareils

L’onglet Appareils montre une liste de tous les appareils situés dans l’édifice ou dans un logement spécifique dépendant de quel écran vous l’accédez. Un appareil spécifique tel qu’un réfrigérateur pour un logement devrait être sous Logements et un appareil tel qu’une fournaise pourrait être sous Immeubles. Utilisez le bouton Ajouter/Modifier après avoir sélectionné un appareil de la liste pour ouvrir le dialogue de l’appareil. Ce dialogue vous laisse entrer des renseignements sur l’appareil. Vous pouvez aussi déménager un appareil de l’immeuble ou du logement courant à un autre immeuble, un autre logement ou à l’entrepôt en utilisant le bouton Déménager. Utilisez le bouton Ajouter de l’entrepôt pour sélectionner de la liste un appareil de l’entrepôt et le déménager dans l’immeuble ou le logement courant. La liste Service inclut les bons de travail pour l’appareil courant.

Possession de l’appareil: Puisque l’appareil peut déménager d’un immeuble à l’autre ou de l’entrepôt, tenir compte de qui appartient l’appareil peut être un problème dans une base de données ou il y a plusieurs propriétaires. Pour régler ce problème, les appareils sont toujours associés à un immeuble et indirectement aux propriétaires de cet immeuble. Si un appareil est placé en entrepôt, le dernier immeuble ou logement où se trouvait cet appareil sera encore associé à l’appareil entreposé.

Une liste de tous les appareils ainsi que le dialogue des appareils peuvent aussi être invoqués par Appareils/Bons de travail du menu déroulant Vue ou du bouton du menu principal.

Voir les détails du rapport d’appareils.

Bons de travail

Les bons de travail sont des travaux qui doivent être faits pour réparer ou régler un problème. Le dialogue du bon de travail est accessible dans l’écran Immeubles, l’écran Logements ou le dialogue de l’Appareil. Les bons de travail peuvent aussi être accédés par le dialogue d’alertes.
Le bon de travail inclut une liste de bénéficiaires pour assigner le travail, la date d’assignation, la date d’achèvement, le coût total et le compte de dépense pour lequel le travail est facturé. Le bon de travail est inscrit aux dépenses seulement lorsque la date Complété le est spécifiée. Un dialogue de confirmation s’ouvre et vous demande de confirmer l’inscription. Si vous acceptez, le bon de travail est identifié comme étant inscrit et devient en mode lecture seulement. Vous pouvez seulement le visionner ou le supprimer. Vous pouvez aussi voir la dépense dans l’écran Dépenses. Supprimer un bon de travail qui a été inscrit aux dépenses ne supprimera pas la dépense.

Les boutons Allez aux comptes et Allez aux bénéficiaires vous laisse modifier rapidement les comptes et les bénéficiaires pour spécifier dans les bons de travail.

Le champ Notes vous laisse entrer du texte sous forme libre sur ce bon de travail.

Une liste de tous les bons de travail ainsi que le dialogue des bons de travail peuvent aussi être invoqués par Appareils/Bons de travail du menu déroulant Vue ou du bouton du menu principal.

Voir les détails du rapport de bons de travail.

Locataires

Pour accéder à l’écran des locataires, à partir du menu principal, cliquer sur le bouton Locataires ou, du menu déroulant Vue, cliquer Locataires.

L’écran locataires est affiché et vous pouvez entrer des détails tels que les numéros de téléphone, le numéro d’assurance social, date de naissance, permis de conduire et les renseignements suivants:

Avec le bouton Recherche, vous pouvez sélectionner n’importe quel locataire dans votre base de données à partir de la liste du dialogue qui s’affiche et en cliquant sur le bouton Chercher du dialogue, vous pouvez ensuite aller directement à ce locataire sans devoir se rappeler dans quel immeuble et logement il demeure. La liste indique aussi le statut du locataire (actif ou inactif).

Voir les détails sur le bouton Modifier.

En sélectionnant la case Actif, vous activez ce locataire. Si vous activez le locataire courant et qu’il y a déjà un locataire dans ce logement, un message de confirmation s’affichera vous demandant si vous voulez désactiver l’autre locataire et activer le locataire courant. Les frais périodiques du locataire désactivé seront arrêtés ou supprimés si vous répondez oui.

Le bouton Déménager vous laisse déménager le locataire courant de son logement actuel à un autre logement partout dans votre base de données. Il vous laisse aussi archiver ce locataire pour références futures tout en ajoutant une note au sujet du dernier logement connu. Si le logement cible est déjà occupé par un locataire actif, un message de confirmation s’affichera vous demandant si vous voulez désactiver l’autre locataire et activer le locataire courant. Les frais périodiques des deux locataires seront arrêtés ou supprimés si vous répondez oui.

Ajouter de l’archive: Archiver un locataire veut dire le retirer d’un logement et simplement le laisser dehors pour s’y référer plus tard. Tous les renseignements concernant ce locataire sont gardés mais le locataire n’est associé à aucun logements ou immeubles. Ceci est utile lorsque vous voulez garder ces renseignements dans votre base de données mais que vous voulez supprimer un logement et/ou un immeuble. Bien sûr, le statut du locataire devient inactif. Dans ce dialogue, la colonne notes devrait contenir des détails sur le dernier logement connu de ce locataire. Ceci est automatiquement ajouté quand le locataire est archivé lors d’un déménagement. Ce locataire peut être remis dans n’importe quel logement à partir du bouton Ajouter de l’archive. Son information peut être visionner de cette façon ou en utilisant le rapport de locataire. Pour modifier les renseignements d’un locataire archivé, il doit être re-déménagé dans un logement en tant qu’actif ou inactif.

Une fois que l’adresse du courriel est entrée, le gestionnaire peut lui envoyer un courriel à l’aide du bouton Courriel.

Il y a sept onglets: Bail, Employeur, Autres occupants, Véhicules, Notes, Photo et Documents liés.

Bail: Le bail du locataire courant inclut les cases chauffage, électricité, gaz, stationnement, rangement, nourriture et meublé. La case Nourriture a une signification spéciale si l’immeuble est situé au Québec. Voir le rapport du Relevé 4 pour les détails.
Le bouton Reconduction vous permet d’imprimer une lettre de renouvellement et de modifications du bail pour le locataire courant. Vous verrez un aperçu de la lettre avant d’imprimer. Il faut mettre les données à jour avant de générer cette lettre. Le loyer indiqué est celui inscrit dans l’écran des logements.
Des frais périodiques peuvent être entrés au moyen du bouton Ajouter/Modifier au bas de la liste de frais périodiques. Ceci peut être n’importe quel frais facturé au locataire de façon périodique tel que le loyer, l’entreposage ou le stationnement. Lorsque vous ouvrez le dialogue de frais périodiques, et que vous ajoutez un frais périodique, le montant est automatiquement peuplé avec la valeur locative provenant de l’écran du logement parce que ce sont les loyers qui seront le plus souvent entré dans ce dialogue. Pour plus d’information sur la façon de préparer le bail du locataire, voir le dialogue des frais périodiques.
Il y a aussi un bouton Reçu qui ouvre le dialogue du rapport de Facturations/Quittances spécifique à ce locataire.
Le bouton Inscrire tous les frais périodiques aux revenus pour ce locataire seulement, comme son nom l’indique, va inscrire aux revenus seulement pour ce locataire.

Employeur: Il vous laisse entrer du texte sous forme libre donnant des détails sur l’employeur du locataire.

Autres occupants: Il vous laisse entrer du texte sous forme libre donnant des détails sur les colocataires.

Véhicules: Vous pouvez ajouter des détails concernant les véhicules appartenant à ce locataire en cliquant sur le bouton Ajouter/Modifier au bas de la liste. Un dialogue vous permet d’entrer des renseignements tels que la description, le numéro de plaque et la province.

Le carreau Notes vous laisse entrer du texte sous forme libre sur ce locataire.

Le carreau Photo vous laisse entrer une photo du ou des locataire(s) si nécessaire.

Le carreau Documents liés vous laisse ajouter des documents externes relatif à ce locataire. Les documents peuvent être de n’importe quel type. Le chemin d’accès au document est sauvegardé dans la base de données et est un moyen d’y référer rapidement à l’intérieur de ProprioSoft. Le fichier lui-même n’est pas modifié ou déplacé. Seul le chemin au document est sauvegardé. Le bouton Ouvrir document ouvre le document avec le logiciel approprié en utilisant le type d’association de votre système d’exploitation. Dans Unix, la commande de procédé est ‘gnome-open’ par défaut et est sauvegardé dans le fichier proprio.ini. Si vous voulez, vous pouvez changer cette commande en modifiant manuellement le fichier proprio.ini.

Le panneau de boutons à la droite accompli des fonctions de mise à jour sur ce locataire.

Voir les détails du rapport de locataire.

Voir les détails des boutons Aller à au haut de l’écran. Le bouton Aller aux revenus va directement au dernier paiement de revenu associé à ce locataire.

Dépenses

Pour accéder à l’écran des dépenses, à partir du menu principal, cliquer sur le bouton Dépenses ou, du menu déroulant Vue, cliquer Dépenses.

L’écran des dépenses a une liste de paiements de dépenses, un en-tête qui indique pour quoi est la dépense sélectionnée et des carreaux d’onglets qui indique des détails modifiables sur le paiement sélectionné. Pour ajouter des enregistrements de dépenses, la base de données doit contenir au moins un immeuble, un propriétaire et un bénéficiaire. Autrement, un avertissement vous sera présenté et vous serez redirigé vers l’écran approprié de sorte que vous puissiez ajouter ce qui manque.
L’écran a les caractéristiques suivantes:

Lister selon conditions: Cliquer ce bouton pour ouvrir un dialogue qui vous permet de choisir les conditions d’affichage de la liste de paiements. Il comporte les sections Critères principaux et Critères de restrictions similaires aux rapports pour afficher seulement les paiements qui remplies les conditions des critères. Cliquer sur OK pour sauvegarder les critères. Lorsque vous revenez aux dépenses, les mêmes critères sont utilisés. Un message en rouge en haut de l’écran indique le nombre de paiements selon les conditions courantes.
Le bouton Rafraîchir liste apparait seulement dans la version réseau et sert à rafraîchir la liste lorsqu’un autre usager la modifie.

L’en-tête Dépenses pour indique à quoi réfère le paiement sélectionné. Vous pouvez spécifier un immeuble, un immeuble-logement, un propriétaire lorsque la case Général est cochée, un appareil provenant d’un immeuble ou d’un logement ou un appareil remisé lorsque la case Remisés est cochée. Lorsque vous changez cet en-tête, vous modifiez le paiement courant sélectionné. Vous devrez alors sauvegarder ou annuler tous changements. L’en-tête Dépenses pour est désactivé si le paiement courant sélectionné est une dépense périodique parce que les dépenses périodiques sont entrées ailleurs.
Lorsque cochée, la case S’applique au paiement ci-dessous veut dire que l’en-tête s’applique au paiement sélectionné. Si elle est décochée, la liste et les onglets sont désactivés et les boutons du groupe Dépenses périodiques à la droite sont disponibles et l’en-tête s’appliquera donc à la dépense périodique que vous créerez en cliquant sur le bouton Ajouter/Modifier. Lorsque vous visionnez un paiement de dépense périodique et que la case S’applique au paiement ci-dessous est cochée, le bouton Ajouter/Modifier vous laissera modifier la dépense périodique du paiement sélectionné.
Le bouton Tout inscrire inscrit toutes les dépenses périodiques qui ont besoin d’être inscrites à la date courante et ajoute la dépense à la liste de dépenses si les conditions appropriées sont réglées.
Le bouton Voir liste vous laisse voir les dépenses périodiques pour toute la base de données pour plus facilement les entretenir. En cliquant sur le bouton Chercher du dialogue qui en résulte, vous ouvrirez un dialogue Dépense périodique pour l’item sélectionné.

Lorsque vous sélectionnez un paiement de la liste, les carreaux d’onglets plus bas seront mis à jour avec les données appropriées de la sélection. Ces données deviennent ainsi modifiables. Si le paiement sélectionné est un paiement périodique, l’onglet Paiement périodique sera automatiquement sélectionné. Autrement, c’est l’onglet Dépense non périodique qui est sélectionné.

Lorsqu’un Paiement périodique est sélectionné, le bouton Ajouter paiement s’applique à ajouter un autre paiement pour la même dépense. Le bouton Supprimer supprimera le paiement courant à moins qu’il s’agisse du seul paiement puisque les dépenses périodiques doivent avoir au moins un paiement. Si vous voulez quand même renoncer à cette dépense, vous pouvez cocher la case Renoncer à la dépense. Ceci supprimera tous les paiements qui réfèrent à cette dépense sauf le premier mais le montant restant sera remis à zéro, ce qui aura comme effet de renoncer à cette dépense particulière et éliminera l’alerte du paiement en retard. Vous aurez aussi la possibilité de faire une clôture de fin d’exercice sans que ce paiement soit gardé comme étant incomplet. Le champ Retard est calculé en se basant sur la date due et la date que le paiement a été effectué. L’onglet Paiement périodique ne peut pas être sélectionné manuellement parce que les dépenses périodiques sont ajoutées en utilisant le bouton Ajouter/Modifier dans le groupe de boutons Dépenses périodiques dans le coin supérieur droit de l’écran.

Si vous cliquez sur l’onglet Dépense non périodique, un message vous avertira de cliquer sur Ajouter pour ajouter une dépense non périodique. Vous pouvez aussi vous rendre au carreau Dépense non périodique en sélectionnant un paiement existant. Contrairement à l’onglet périodique, le bouton Ajouter de l’onglet non périodique ajoutera une nouvelle dépense en même temps qu’un premier paiement. Pour ajouter un paiement à une dépense existante, cliquer sur le bouton Ajouter paiement en dessous du bouton de la date. Le bouton Ajouter paiement sera désactivé si le montant restant est zéro. L’onglet Dépense non périodique vous laissera spécifier la Date due et règlera automatiquement la Date pour être la même. La Date peut toutefois être changée. Vous pouvez aussi spécifier le Groupe et le Compte de dépenses et le Montant dû. Encore une fois, le Montant payé sera automatiquement réglé au Montant dû et le Montant restant sera calculé. Le Montant payé peut aussi être changé. Le bénéficiaire peut être spécifié avec la liste déroulante. Si les listes déroulantes des comptes et des bénéficiaires n’incluent pas les items désirés, vous pouvez ouvrir les dialogues des Comptes ou des Bénéficiaires du menu Vue pour ajouter ce qui manque et revenir à vos modifications. Le bouton Sauvegarder sauvegardera vos additions et vos modifications. Comme précaution supplémentaire, en supprimant un paiement non périodique, on vous demande si vous voulez supprimer le paiement ET la dépense quand il s’agit du seul paiement pour cette dépense.

Par défaut, la liste de paiement est en ordre de Date due et par paiements reliés entre eux pour plus de clarté. Vous pouvez, bien sûr, régler les conditions en cliquant sur le bouton Lister selon conditions ou trier la liste en cliquant sur les en-têtes de colonnes verts. Veuillez noter que la liste est toujours remise à son ordre par défaut lorsque les paiements sont sauvegardés, supprimés ou repeuplés d’une façon ou d’une autre. Les dépenses périodiques des commissions au gestionnaire ne peuvent pas être modifiées dans le dialogue de la dépense périodique. Elles doivent être modifiées dans l’écran propriétaire.

Le No de la dépense affiché dans les carreaux d’onglets est à titre d’information seulement et est utile pour identifier des paiements multiples d’une même dépense. Les paiements sont groupés ensemble par défaut dans la liste pour que ce soit plus facile de les localiser. Le groupe de boutons Dépenses pour sera désactivé lorsque l’onglet Paiement périodique est sélectionné parce que ceci est prédéterminé dans les dépenses périodiques. Par contre, il est disponible pour l’onglet Dépense non périodique puisque son but est d’entrer une toute nouvelle dépense.

Voir les détails du rapport de dépenses qui est disponible à partir du menu déroulant.

Voir les détails des boutons Aller à au haut de l’écran.

Revenus

Pour accéder à l’écran des revenus, à partir du menu principal, cliquer sur le bouton Revenus ou, du menu déroulant Vue, cliquer Revenus.

L’écran des revenus a une liste de paiements de revenus, un en-tête qui indique pour quoi est le revenu sélectionné et des carreaux d’onglets qui indique des détails modifiables sur le paiement sélectionné. Pour ajouter des enregistrements de revenus, la base de données doit contenir au moins un immeuble et un propriétaire. Autrement, un avertissement vous sera présenté et vous serez redirigé vers l’écran approprié de sorte que vous puissiez ajouter ce qui manque.
L’écran a les caractéristiques suivantes:

Lister selon conditions: Cliquer ce bouton pour ouvrir un dialogue qui vous permet de choisir les conditions d’affichage de la liste de paiements. Il comporte les sections Critères principaux et Critères de restrictions similaires aux rapports pour afficher seulement les paiements qui remplies les conditions des critères. Cliquer sur OK pour sauvegarder les critères. Lorsque vous revenez aux revenus, les mêmes critères sont utilisés. Un message en rouge en haut de l’écran indique le nombre de paiements selon les conditions courantes.
Le bouton Rafraîchir liste apparait seulement dans la version réseau et sert à rafraîchir la liste lorsqu’un autre usager la modifie.

L’en-tête Revenus pour indique à quoi réfère le paiement sélectionné. Vous pouvez spécifier un immeuble, un immeuble-logement ou un propriétaire lorsque la case Général est cochée. Lorsque vous changez cet en-tête, vous modifiez le paiement courant sélectionné. Vous devrez alors sauvegarder ou annuler tous changements. L’en-tête Revenus pour est désactivé si le paiement courant sélectionné est un frais périodique parce que les frais périodiques sont entrés ailleurs.
Lorsque cochée, la case S’applique au paiement ci-dessous veut dire que l’en-tête s’applique au paiement sélectionné. Si elle est décochée, la liste et les onglets sont désactivés et les boutons du groupe Frais périodiques à la droite sont disponibles et l’en-tête s’appliquera donc au frais périodique que vous créerez en cliquant sur le bouton Ajouter/Modifier. Lorsque vous visionnez un paiement de frais périodique et que la case S’applique au paiement ci-dessous est cochée, le bouton Ajouter/Modifier vous laissera modifier le frais périodique du paiement sélectionné.
Le bouton Tout inscrire inscrit tous les frais périodiques qui ont besoin d’être inscrits à la date courante et ajoute le revenu à la liste de revenus si les conditions appropriées sont réglées.
Le bouton Voir liste vous laisse voir les frais périodiques pour toute la base de données pour plus facilement les entretenir. En cliquant sur le bouton Chercher du dialogue qui en résulte, vous ouvrirez un dialogue Frais périodique pour l’item sélectionné.

Lorsque vous sélectionnez un paiement de la liste, les carreaux d’onglets plus bas seront mis à jour avec les données appropriées de la sélection. Ces données deviennent ainsi modifiables. Si le paiement sélectionné est un paiement périodique, l’onglet Paiement périodique sera automatiquement sélectionné. Autrement, c’est l’onglet Frais non périodique qui est sélectionné.

Lorsqu’un Paiement périodique est sélectionné, le bouton Ajouter paiement s’applique à ajouter un autre paiement pour le même revenu. Le bouton Supprimer supprimera le paiement courant à moins qu’il s’agisse du seul paiement puisque les frais périodiques doivent avoir au moins un paiement. Si vous voulez quand même renoncer à ce revenu, vous pouvez cocher la case Renoncer au frais. Ceci supprimera tous les paiements qui réfèrent à ce revenu sauf le premier mais le montant restant sera remis à zéro, ce qui aura comme effet de renoncer à ce frais particulier et éliminera l’alerte du paiement en retard. Vous aurez aussi la possibilité de faire une clôture de fin d’exercice sans que ce paiement soit gardé comme étant incomplet. Le champ Retard est calculé en se basant sur la date due et la date que le paiement a été effectué. L’onglet Paiement périodique ne peut pas être sélectionné manuellement parce que les frais périodiques sont ajoutés en utilisant le bouton Ajouter/Modifier dans le groupe de boutons Frais périodiques dans le coin supérieur droit de l’écran.

Si vous cliquez sur l’onglet Frais non périodique, un message vous avertira de cliquer sur Ajouter pour ajouter un frais non périodique. Vous pouvez aussi vous rendre au carreau Frais non périodique en sélectionnant un paiement existant. Contrairement à l’onglet périodique, le bouton Ajouter de l’onglet non périodique ajoutera un nouveau revenu en même temps qu’un premier paiement. Pour ajouter un paiement à un revenu existant, cliquer sur le bouton Ajouter paiement en dessous du bouton de la date. Le bouton Ajouter paiement sera désactivé si le montant restant est zéro. L’onglet Frais non périodique vous laissera spécifier la Date due et règlera automatiquement la Date pour être la même. La Date peut toutefois être changée. Vous pouvez aussi spécifier le Groupe et le Compte de revenus et le Montant dû. Encore une fois, le Montant payé sera automatiquement réglé au Montant dû et le Montant restant sera calculé. Le Montant payé peut aussi être changé. Si les listes déroulantes des comptes n’incluent pas les items désirés, vous pouvez ouvrir les dialogues des Comptes du menu Vue pour ajouter ce qui manque et revenir à vos modifications. Le bouton Sauvegarder sauvegardera vos additions et vos modifications. Comme précaution supplémentaire, en supprimant un paiement non périodique, on vous demande si vous voulez supprimer le paiement ET le revenu quand il s’agit du seul paiement pour ce revenu.

Par défaut, la liste de paiement est en ordre de Date due et par paiements reliés entre eux pour plus de clarté. Vous pouvez, bien sûr, régler les conditions en cliquant sur le bouton Lister selon conditions ou trier la liste en cliquant sur les en-têtes de colonnes verts. Veuillez noter que la liste est toujours remise à son ordre par défaut lorsque les paiements sont sauvegardés, supprimés ou repeuplés d’une façon ou d’une autre.

Le No du frais affiché dans les carreaux d’onglets est à titre d’information seulement et est utile pour identifier des paiements multiples d’un même revenu. Les paiements sont groupés ensemble par défaut dans la liste pour que ce soit plus facile de les localiser. Le groupe de boutons Revenu pour sera désactivé lorsque l’onglet Paiement périodique est sélectionné parce que ceci est prédéterminé dans les frais périodiques. Par contre, il est disponible pour l’onglet Frais non périodique puisque son but est d’entrer un tout nouveau revenu.

La fonction Ajouter frais de retard aux montants dûs des revenus est accessible à partir du menu déroulant Éditer et est expliqué ici.

Le bouton Reçu ouvre le dialogue du rapport Facturations/Quittances pour le paiement sélectionné et vous permet de voir et d’imprimer un reçu.

Voir les détails du rapport de revenus qui est disponible à partir du menu déroulant.

Voir les détails des boutons Aller à au haut de l’écran.

Dépenses périodiques

Le dialogue de dépenses périodiques est disponible à partir de l’écran des dépenses en cliquant sur le bouton Ajouter/Modifier ou en cliquant sur le bouton Voir liste puis le bouton Chercher.
Une dépense périodique est une transaction qui est automatiquement et périodiquement appliquée. De cette façon, vous n’avez pas à entrer la transaction chaque fois. Par exemple, un paiement d’hypothèque qui est dû chaque mois peut être entré comme une dépense périodique.
Si une dépense est due à être payée selon ce qui a été entré dans ce dialogue, invoquer Tout inscrire à différents endroits va automatiquement entrer ce frais et toutes les autres transactions de dépenses de la base de données. Lorsque vous démarrez ProprioSoft, on vous demandera d’inscrire toute transaction qui est due à ce moment.
Ce dialogue vous laisse entrer les renseignements de comptes, de bénéficiaires, les dates de début et de fin, la période des paiements, le montant et si ce montant est fixe ou à un pourcentage du revenu payé au bénéficiaire spécifié.

Le panneau de boutons à la droite accompli des fonctions de mise à jour sur cette dépense périodique.

Voir les détails du rapport de dépenses périodiques.

Vous pouvez accéder au dialogue des Comptes et des Bénéficiaires d’ici.

Frais périodiques

Le dialogue de frais périodiques est disponible à partir de l’écran des revenus en cliquant sur le bouton Ajouter/Modifier ou en cliquant sur le bouton Voir liste puis le bouton Chercher. Il peut aussi être accédé à partir de l’onglet Bail de l’écran des locataires.
Un frais périodique est une transaction qui est automatiquement et périodiquement appliquée. De cette façon, vous n’avez pas à entrer la transaction chaque fois. Par exemple, un frais de loyer qui est demandé chaque mois peut être entré comme un frais périodique. Ceci devient aussi un bail pour le locataire. Quand le Frais périodique pour inclut un locataire et le compte est le compte de loyer tel que défini dans les préférences, le frais périodique devient automatiquement le bail pour ce locataire. Un locataire ne peut avoir qu’un seul bail. Si le locataire est actif, le montant spécifié dans le frais périodique va modifier la valeur locative pour le logement. Si le Frais périodique pour n’inclut pas un locataire, le compte ne peut pas être le compte de loyer tel que défini dans les préférences.

Si un frais est dû à être payé selon ce qui a été entré dans ce dialogue, invoquer Tout inscrire à différents endroits va automatiquement entrer ce frais et toutes les autres transactions de revenus de la base de données. Lorsque vous démarrez ProprioSoft, on vous demandera d’inscrire toute transaction qui est due à ce moment.

Le frais de retard peut être spécifié comme montant fixe ou comme % du montant du frais périodique. Voir les détails lors de la sélection du menu Ajouter frais de retard aux montants dûs des revenus.

Ce dialogue vous laisse entrer les renseignements de comptes, les dates de début et de fin, la période des paiements, le montant et le frais de retard.

Le panneau de boutons à la droite accompli des fonctions de mise à jour sur ce frais périodique.

Voir les détails du rapport de frais périodiques.

Vous pouvez accéder au dialogue des Comptes d’ici.

Comptes

Le dialogue des comptes est facilement accessible de partout dans l’application soit à partir du menu déroulant Vue, l’écran du Menu principal ou d’autres dialogues tels que le dialogue du bon de travail, le dialogue de la Dépense périodique et le dialogue du Frais périodique.

Le dialogue des comptes vous laisse ajouter et maintenir les catégories de groupes et de comptes pour vos dépenses et revenus. Les comptes sont catégorisés par groupes de sorte à ce qu’il y ait plusieurs comptes par groupe. Une fois que vous créez un groupe, vous pouvez ajouter plusieurs comptes sous ce groupe. Vous pouvez créer autant de groupes que vous désirez sous revenu et dépense mais les noms des groupes et des comptes doivent être uniques peut importe le type ou le groupe dans lequel ils sont, pour éviter la confusion. Dans une nouvelle base de données, il y a toujours un compte par défaut dans chacun des types revenu et dépense. Vous ne pouvez supprimer ceux-ci parce qu’il doit y avoir au moins un compte de chaque type dans la base de données. Vous pouvez cependant changer leurs noms.

Cliquer sur les boutons radio du haut pour choisir soit les types de compte Revenu ou Dépense. Une liste est affichée en ordre de groupe avec tous les comptes pour chacun. En sélectionnant un compte de la liste, vous peuplez les formulaires du bas. Vous pouvez ainsi modifier les données du groupe ou du compte. Sauvegarder les données changera tout ce qu’il y a sur l’écran. Lorsque vous ajoutez, cependant, on vous demandera si vous voulez ajouter un groupe OU un compte et selon votre choix, seul le formulaire dont vous avez besoin sera activé. Vous aurez une question semblable lorsque vous supprimez. Vous ne pouvez, cependant, supprimer un groupe s’il y a encore des comptes associés à celui-ci. Vous ne pouvez aussi supprimer des comptes qui ont des transactions associées à eux incluant des frais et des dépenses périodiques. Le meilleur moment pour nettoyer les comptes est après une clôture de fin d’exercice lorsque les transactions ont été purgées et avant d’en ajouter de nouvelles.

Voir les détails des rapports des comptes de dépenses et de revenus.

Bénéficiaires

Le dialogue des bénéficiaires est facilement accessible de partout dans l’application soit à partir du menu déroulant Vue, l’écran du Menu principal ou d’autres dialogues tels que le dialogue du bon de travail et le dialogue de la Dépense périodique.

Les bénéficiaires sont des gens, des compagnies, des magasins et d’autres entités auxquels les propriétaires donnent de l’argent. Ils sont le plus souvent entrés avec des comptes de dépenses, lorsque des paiements de dépenses ou des dépenses périodiques sont créés. Le dialogue des bénéficiaires affiche une liste de tous les bénéficiaires. En sélectionnant un bénéficiaire de cette liste, vous peuplez le formulaire du bas. Ce formulaire contient des renseignements au sujet du bénéficiaire qui peuvent être modifiés et sauvegardés.

Le formulaire contient des fonctions additionnelles telles que les boutons Courriel et Site Web.

Vous pouvez ajouter des bénéficiaires en utilisant le bouton Ajouter. La liste est ainsi désactivée jusqu’à ce que vous sauvegardiez ou annuliez. Les noms des bénéficiaires sont uniques. Vous ne pouvez sauvegarder deux bénéficiaires avec le même nom. Aussi, pour pouvoir ajouter un paiement de dépense dans l’écran des dépenses, vous devez ajouter au moins un bénéficiaire.

Voir les détails du rapport de bénéficiaires.

Alertes

Le dialogue des alertes est accessible à partir du menu déroulant Éditer, comme un bouton du Menu Principal ou est affiché lors du chargement de l’application si le rappel est réglé dans le dialogue Préférences.
Il consiste en quatre listes ordonnées en des carreaux d’onglets. Les listes sont des rappels utiles pour les paiements de Revenus en retard, les paiements de Dépenses en retard, les Baux en retard et les Bons de travail en alertes.
Les paiements sont en ordre de dates dues, les baux en ordre de fins de bail et les bons de travail en ordre de dates rapportées.
Lorsque vous sélectionnez n’importe quel enregistrement dans les listes et que vous cliquez su le bouton Aller à la transaction, vous êtes redirigé vers la bonne transaction pour cet enregistrement. Par exemple, selon la liste sélectionnée, vous êtes redirigé vers l’écran revenus, l’écran dépenses, l’écran locataires ou le dialogue du bon de travail.
Le bas de la liste Baux en retard comporte un bouton pour changer le nombre maximum de jours avant l’expiration des baux.

Les rapports d’alertes à partir de ce dialogue montrent les rapports de Dépenses, Revenus, Locataires ou Bons de travail selon l’onglet sélectionné. Les dialogues des rapports ont des valeurs par défaut relatives aux alertes.

Préférences

Pour accéder à l’écran des préférences, à partir du menu déroulant Éditer, cliquer Préférences. Le dialogue Préférences s’affichera. Il peut être facilement accessible aussi du dialogue d’envoie de courriel situé à différents endroits dans l’application. Une fois complétés, vos réglages sont sauvegardés et sont affichés dans la barre d’état.

Le dialogue de préférences est séparé en cinq sections appelées Rappels, Régionales, Loyers, Réglages Courriel.

La section Rappels comporte les cases Alertes en début de session et Sauvegardes en fin de session. En cochant Alertes en début de session, le dialogue d’alertes sera affiché chaque fois que vous ouvrirez l’application. En cochant Sauvegardes en fin de session, le dialogue du sélecteur de fichiers de sauvegarde sera affiché lorsque vous quittez l’application.

Dans la section Régionales, vous pouvez régler les préférences du Pays et la Devise. Pour l’instant, les pays supportés sont le Canada, les États-Unis et autres. Le réglage du pays veut simplement dire que certaines étiquettes telles que le code postal/zip et la province/état seront spécifiques au pays. Ceci est par commodité seulement et n’entrave pas l’utilisation de l’application par les utilisateurs d’autres pays puisque la devise peut être n’importe quels caractères de votre choix et ne se limite pas au $. Il peut comporter entre un et trois caractères. Il est utilisé pour l’affichage dans les écrans et les rapports. Les préférences Régionales prennent effets lors du prochain démarrage de l’application.

La section Loyers permet l’indexation des loyers comme il est permis dans certaines juridictions. Lorsque ce pourcentage est supérieur à 0%, les loyers sont automatiquement indexés par le pourcentage que vous indiquez ici. Lors de l’inscription des frais périodiques, les frais de loyer augmentent de x% ainsi que la valeur locative du logement en question à la date d’anniversaire du bail. Les dates du début du bail doivent donc aussi être indiquées. Si le pourcentage doit être changé périodiquement, assurez-vous d’inscrire les revenus et d’imprimer les factures avant de le modifier. Il est aussi très important d’indiquer le compte du loyer pour permettre à ProprioSoft d’indexer les loyers et non un autre compte de revenu.

La section Réglages Courriel est importante si vous voulez utiliser les boutons d’envoie de courriel situés à divers endroits dans l’application de sorte à ce que le gestionnaire puisse envoyer des courriels aux propriétaires, aux locataires et aux bénéficiaires. Les renseignements requis dans cette section vous sont fournis par votre fournisseur Internet. Vous devez connaître votre nom d’Usager et votre Mot de passe, votre nom de Serveur SMTP qui prend normalement la forme: smtp.nomdedomaine.com par exemple et votre Type de serveur, qui est habituellement pop3.

Dans la version réseau, certaines fonctions sont affichées en rouge, ce qui indique qu’elles sont des préférences qui s’appliquent à tous les usagers et ne sont donc pas des préférences personnelles. La disponibilité de ces fonctions dépendra des réglages de la sécurité.

Sécurité

Pour ouvrir le dialogue de sécurité, sélectionner Sécurité du menu déroulant Fichier.

Version bureau
La première fois que vous ouvrez ce dialogue, il y a un avertissement qui explique comment la sécurité est activée dans la version bureau avec un dialogue d’ouverture de session pour initialiser le premier usager: l’administrateur. Cliquer sur OK pour ouvrir le dialogue.
Dans la version bureau, la sécurité n’est PAS obligatoire. Si vous êtes le seul qui utilise votre ordinateur, il n’est pas nécessaire de l’activer. Si plusieurs personnes utilisent votre ordinateur et vous voulez restreindre l’usage de ProprioSoft à seulement quelques fonctions, alors il est utile d’activer la sécurité et de créer quelques usagers. Bien sûr, un seul usager à la fois peut utiliser ProprioSoft puisque celui-ci réside sur un seul ordinateur. Si vous voulez que plusieurs personnes utilisent ProprioSoft en même temps, vous devez installer la version réseau.

Version réseau
Dans la version réseau, l’administrateur ne peut ouvrir de session dans l’application client parce qu’il est déjà ouvert sur le serveur ProprioSoft. Le premier usager doit être créé sur le côté serveur et si ce premier usager a droit à la fonction sécurité, il peut ajouter d’autres usagers à partir d’une application client.
Un usager ne peut être en session qu’avec une seule instance de ProprioSoft. Ceci inclut l’administrateur.
Dans la version réseau, la sécurité est obligatoire. Voir l’aide sur le réseautage.

Versions bureau et réseau
Une fois que le dialogue s’ouvre pour la première fois, le seul usager est l’administrateur. L’administrateur a les permissions pour toutes les fonctions. C’est pourquoi la liste de fonctions est désactivée. Vous ne pouvez réduire les permissions sur l’administrateur. Lorsque vous créer un nouvel usager en cliquant sur le bouton Ajouter, la liste des fonctions s’active et vous pouvez allouer n’importe quelles combinaisons de fonctions à ce nouvel usager. En sauvegardant l’usager, vous devez fournir un mot de passe. Le mot de passe peut être changé par l’usager plus tard pendant son ouverture de session. Si un usager perd son mot de passe, l’administrateur ou n’importe quel usager avec le droit à la fonction sécurité peut réinitialiser son mot de passe en utilisant le bouton Réinitialiser mot de passe.
Prendre note que si vous perdez le mot de passe de l’administrateur, il n’y a aucune façon de retourner dans ProprioSoft.

Gérer appareils/bons de travail

Le dialogue des appareils/bons de travail est accessible à partir du menu déroulant Vue ou comme un bouton du Menu Principal.
Il consiste en deux listes ordonnées en des carreaux d’onglets. Ce dialogue est un moyen facile et rapide d’accéder à tous les appareils et bons de travail dans votre base de données à partir d’un seul endroit.
Lorsque vous sélectionnez n’importe quel enregistrement dans les listes et que vous cliquez su le bouton Aller à la transaction, vous êtes redirigé vers la bonne transaction pour cet enregistrement. Par exemple, selon la liste sélectionnée, vous êtes redirigé vers le dialogue d’appareils ou le dialogue du bon de travail.

Les rapports à partir de ce dialogue montrent les rapports d’appareils et des Bons de travail selon l’onglet sélectionné.

Réseautage

Veuillez noter que la version réseau est disponible en option seulement et doit être obtenue séparément. Voir les détails à: www.propriosoft.com

La version de ProprioSoft 3.0 comporte une nouvelle fonctionnalité qui peut brancher plusieurs usagers.
Si vous voulez que plusieurs personnes utilisent ProprioSoft en même temps, vous devez installer la version réseau qui inclus un programme séparé tournant sur un ordinateur séparé. Cet ordinateur devient le serveur (Serveur ProprioSoft avec la base de données) pour les applications (ProprioSoft client) qui tournent sur d’autres ordinateurs. Bien sûr, une connexion réseau doit exister entre le serveur et les ordinateurs clients.
ProprioSoft 3.0 est conçu pour marcher dans un environnement client-serveur. Il supporte l’accès simultané optimiste. Par exemple, lorsque l’usager 1 et l’usager 2 affichent les mêmes données en même temps et que l’usager 2 sauvegarde ses données en premier, l’usager 1 reçoit un message lui disant de réafficher ses données s’il essaie à son tour de les sauvegarder. Ceci prévient la corruption de données en ce sens que les données ne sont pas écrasées par un autre usager en forçant un ré-affichage de ces nouveaux changements.
Ceci est très important lorsqu’on considère un logiciel à accès multiples de sorte à maintenir l’intégrité des données.

Brancher le client au serveur
Une fois que le Serveur ProprioSoft est en marche sur l’ordinateur hôte, un client s’y branche en spécifiant le nom ou l’IP de l’ordinateur où le Serveur ProprioSoft est installé. Lorsque vous démarrez un client ProprioSoft pour la première fois, un dialogue s’ouvre demandant l’emplacement du serveur. Par exemple, si le Serveur ProprioSoft marchait sur le même ordinateur que le client, vous entreriez “localhost” ou “127.0.0.1″ ici. Le nom est ensuite sauvegardé dans le fichier proprio.ini pour utilisation future. Si le serveur change d’emplacement, le dialogue revient lors du démarrage parce qu’il ne trouve pas le serveur.

Une fois la connexion à la base de données établie par le programme serveur, vous devez fournir un nom d’usager et un mot de passe, L’administrateur (l’usager principal qui démarre la base de données dans le Serveur ProprioSoft), devrait avoir créé au moins un usager client. Une fois la session ouverte, vous avez accès à la base de données réseau avec potentiellement plusieurs autres usagers.
Lorsque vous rencontrez le message suivant:

Cet enregistrement a été modifié par un autre usager.
Vous ne pouvez le changer tant que vous n’aurez pas obtenu les changements de l’autre usager.
SVP rafraîchir les données en sélectionnant de nouveau.

Ceci veut dire que vous êtes dans la situation expliquée ci-haut dans l’introduction et que vous devez simplement rafraîchir la vue que vous avez de vos données.

Obtenir ou libérer l’accès exclusif
Quelques fois, un usager avec les permissions adéquates pourrait vouloir effectuer des tâches nécessitant l’accès exclusif à la base de données. Cet usager pourrait vouloir faire des changements majeurs à la base de données pouvant déranger le travail des autres usagers. En sélectionnant Obtenir accès exclusif du menu Fichier il peut le faire. Si un autre usager détient déjà une session, la tentative faillira. Ceci ne les débranchera pas. Seul l’administrateur peut débrancher les usagers au programme serveur. Si aucun usager ne détient une session, l’accès exclusif réussira et aucun autre usager ne pourra obtenir de nouvelle session tant que l’usager courrant ne libèrera pas l’accès exclusif en sélectionnant du menu ou ne terminera pas sa propre session.

Sauvegarder/Restaurer

(copie enregistrée seulement)

Il est recommandé de faire des sauvegardes de la base de données aussi souvent que possible. ProprioSoft vous rend la tâche facile en intégrant un utilitaire qui le fait pour vous. Vous pouvez aussi l’ajouter dans vos Préférences comme un rappel utile lorsque vous quittez l’application.

À partir du menu déroulant Fichier, sélectionner Sauvegarder base de données. L’utilitaire ouvrira un sélecteur de fichiers qui vous demandera où mettre votre sauvegarde. Préférablement, vous devriez utiliser une disquette ou un autre média tel qu’un lecteur USB ou un autre ordinateur sur une connexion réseau. L’endroit que vous choisirez sera retenu pour utilisation future et vous ne devriez pas être obligé d’y naviguer chaque fois. Cliquer sur le bouton Choisir un répertoire de sauvegarde. La sauvegarde sera entreposée sur le média que vous choisirez comme fichier zip. Le nom du fichier comprendra la date courante et prendra la forme:

ProprioBU_AAAA_MM_JJ_MMMMMM.zip
où
AAAA est l’année
MM est le mois
JJ est le jour
MMMMMM est l’heure en millisecondes

Cette information est utile si vous voulez restaurer vos données.
L’utilitaire vous donnera soit un message de succès ou un message d’erreur lorsqu’un problème survient tel qu’un média corrompu ou un disque déjà plein.

Il est aussi facile de restaurer vos données. Vous devez cependant faire très attention de ne pas remplacer des données voulues.
Restaurer une base de données remplacera complètement votre base de données courante.
Un avertissement sera émis lorsque vous cliquez Restaurer base de données à partir du menu déroulant Fichier. Si vous répondez Oui, un sélecteur de fichier s’ouvrira et pointera à l’endroit où vous avez entreposé vos sauvegardes. Vous pouvez choisir le bon fichier de restauration en vous basant sur les explications ci-dessus sur les noms de fichiers. Cliquer sur Choisir un fichier de restauration après l’avoir sélectionné. Si le fichier de restauration n’est pas dans le format approprié, l’utilitaire émettra un message d’erreur et votre base de données courante demeurera intacte. Si ça réussi, il émettra un message de succès et votre base de données courante sera remplacé par celui entreposé dans le fichier de restauration. Dans la version réseau, la restauration ne peut être effectué qu’en utilisant le programme du serveur.

Restaurer base de données de la version 3.0:
Restaurer la base de données de la version 3.0 de ProprioSoft à partir du menu déroulant Fichier. La procédure est la même que plus haut et est très directe.
Dans la version réseau, la restauration ne peut être effectué qu’en utilisant le programme du serveur.

Restaurer base de données de la version 2.0:
Restaurer la base de données de la version 2.0 de ProprioSoft à partir du menu déroulant Fichier. La procédure est la même que plus haut mais vous aurez un avertissement.

Les points suivants devront être traités manuellement:

• Les dates de débuts et de fins des baux disparaitront.
  Dans la version 2.0, vous deviez ajouter les baux séparément des frais périodiques. Les versions 3.0 et 4.0 considèrent automatiquement le frais périodique lui-même comme étant le bail en autant que le compte spécifié est le compte du loyer. Lorsque la restauration est terminée, allez dans tous les frais périodiques de loyer et re-sauvegardez le frais avec le bon compte de loyer tel que spécifié dans les préférences. Lorsque re-sauvegardé, le frais périodique devient le bail. Une façon de faire ceci est d’aller à l’écran des revenus et de cliquer sur le bouton Voir liste dans la section Frais périodiques. Vous aurez alors tous les frais périodiques existant. Vous pouvez aussi le faire de l’écran des locataires, un locataire à la fois.
• Les images des immeubles et des logements devront être rechargées. Dans la version 2.0, les photos étaient sauvegardées comme fichiers mais dans les versions 3.0 et 4.0, elles sont sauvegardées dans la base de données.
• Les préférences devront être redéfinies. Certaines préférences sont maintenant sauvegardées dans la base de données au lieu d’être sauvegardées dans le fichier ini. Aller simplement dans le dialogue des préférences et vérifier vos préférences.

Dans la version réseau, la restauration de la version 2.0 ne peut être effectué qu’en utilisant le programme du serveur.

Voir base de données

Voir données Démo:
ProprioSoft vient avec une base de données de démonstration non-persistante. À partir du menu déroulant Fichier, sélectionner Voir données Démo. Vous aurez un message indiquant que vous êtes maintenant branché à la base de données Démo et que vous pourrez effectuer tous les changements désirés mais que les données ne seront pas persistantes. Aussi, vous n’aurez pas accès à la fonction clôture de fin d’exercice en mode démo. La barre d’état est aussi mise à jour pour afficher le mot DÉMO en rouge pour vous fournir un rappel visuel constant que vous êtes branché en mode démo.
La base de données dont vous étiez branché auparavant sera fermée de façon sécuritaire. Démo est automatiquement la base de données par défaut lorsque vous utilisez une copie non enregistrée de ProprioSoft. Avec une copie enregistrée, la base de données par défaut est toujours Production lors du démarrage.

Voir données Production:
ProprioSoft vient avec une base de données production par défaut. Cette base de données ne contient qu’un seul compte de revenus et de dépenses par défaut, mais, à part ceci, il est vide et prêt à accepter vos données. À partir du menu déroulant Fichier, sélectionner Voir données Production. Vous aurez un message indiquant que vous êtes maintenant branché à la base de données Production. La barre d’état est aussi mise à jour pour afficher le mot PRODUCTION en rouge pour vous fournir un rappel visuel constant que vous êtes branché en mode production.
La base de données dont vous étiez branché auparavant sera fermée de façon sécuritaire. Production est automatiquement la base de données par défaut lorsque vous utilisez une copie enregistrée de ProprioSoft. Avec une copie non enregistrée, la base de données par défaut est toujours Démo lors du démarrage. Vous pouvez accéder à la base de données de Production avec la version non-enregistrée mais vous êtes limité à un seul immeuble et un seul logement.

Voir données Archivées:
Les bases de données Archivées sont créées lorsque vous invoquez la fonction de clôture de fin d’exercice. Ces bases de données sont en mode lecture seulement pour qu’elles ne soient pas modifiables et ne soient pas confuses avec Production. À partir du menu déroulant Fichier, sélectionner Voir données Archivées. Un sélecteur de fichiers s’ouvrira dans lequel vous pourrez choisir une base de données d’archive à partir du répertoire d’archives créé lors de l’installation de ProprioSoft. Les bases de données sont entreposées sous ce répertoire dans des sous-répertoires nommés selon la nomenclature suivante:

ARCHIVE_AAAA_MM_JJ
où AAAA est l’année
où MM est le mois
où JJ est le jour
Par exemple:
ARCHIVE_2005_08_26

Cliquer Choisir l’archive et vous aurez un message indiquant que vous êtes maintenant branché à la base de données Archive. La barre d’état est aussi mise à jour pour afficher le nom de l’archive en rouge pour vous fournir un rappel visuel constant que vous êtes branché en mode production.
La base de données dont vous étiez branché auparavant sera fermée de façon sécuritaire. Vous pourrez voir toutes les données qui étaient présentes avant la date du nom de l’archive tel qu’expliqué sous Clôture de fin d’exercice. Si vous essayez de supprimer des données, vous aurez un message d’erreur vous indiquant que la base de données est en mode lecture seulement. Simplement annuler et invoquer Production si vous voulez changer des données.

Clôture de fin d’exercice

(copie enregistrée seulement)

La fonction de clôture de fin d’exercice archive les dépenses et les revenus, sauf les paiements non complets, jusqu’à la date de votre choix. Les données périodiques sont aussi ajustées ainsi que les bons de travail.
À partir du menu déroulant Fichier, sélectionner Clôture de fin d’exercice. Vous aurez deux chances d’annuler la procédure. Vous verrez d’abord un message de confirmation vous expliquant ce qu’est une clôture de fin d’exercice et vous demandant de continuer. En cliquant sur Oui vous verrez le sélecteur de fichiers pour Choisir un répertoire de sauvegarde pour vous donner la chance de faire une sauvegarde de votre base de données avant de commencer. Ensuite, vous aurez un dialogue vous demandant la date de clôture. Si vous annuler, rien ne se produira. Cliquer sur OK commencera le procédé d’archivage et alors, les dépenses, revenus, les données périodiques et les bons de travail de la base de données de Production seront réinitialisés en conséquence. Une fois terminé, un message de succès est affiché et vous êtes rebranché à la base de données Production moins les données archivées mentionnées ci-dessus.
Dans la version réseau, la clôture de fin d’exercice ne peut être effectué qu’en utilisant le programme du serveur.

Quitter

Pour quitter ProprioSoft, à partir du menu déroulant Fichier, sélectionner Quitter ou simplement cliquer sur le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale. Vous aurez un message de confirmation. Sélectionner Oui pour terminer ProprioSoft ou Non pour ne rien faire. Selon vos préférences de rappel de sauvegardes, vous pourriez avoir un sélecteur de fichiers pour sauvegarder votre base de données de Production avant de quitter.

Inscrire tout

La fonction Tout inscrire aux revenus peut être accédée à partir du menu déroulant Éditer et un bouton Tout inscrire est disponible dans l’écran des revenus. Ceci inscrira tous les frais périodiques qui ont besoins d’être inscrits à la date courante et ajoutera les revenus aux revenus de la base de données.
Lorsque le frais périodique est un loyer et que le taux d’indexation du loyer est supérieur à 0% tel qu’indiqué dans le dialogue des préférences, les loyers sont automatiquement augmentés selon ce taux.

La fonction Tout inscrire aux dépenses peut être accédée à partir du menu déroulant Éditer et un bouton Tout inscrire est disponible dans l’écran des dépenses. Ceci inscrira toutes les dépenses périodiques qui ont besoins d’être inscrites à la date courante et ajoutera les dépenses aux dépenses de la base de données.

Ajouter frais de retard…

La fonction Ajouter frais de retard aux montants dûs des revenus peut être accédée à partir du menu déroulant Éditer et est disponible seulement lorsque l’écran des revenus est actif.
Cette fonction ajoute un frais de retard aux montants dûs des paiements périodiques des revenus. Ses frais de retard sont spécifiés dans le dialogue des frais périodiques. Lorsqu’un frais de retard s’applique à un paiement, une note est inscrite au paiement indiquant qu’un frais de retard a été ajouté.

Rapports

Considérations générales

La plupart des rapports ont des styles de présentations similaires pour faciliter la création de rapports. Ces rapports sont très flexibles, vous pouvez rapporter par pratiquement n’importe quoi. Une fois que vous apprendrez à utiliser un rapport, les autres rapports seront faciles.
Cliquer sur OK génère une fenêtre d’aperçu du rapport. Pour envoyer votre rapport à votre imprimante, cliquer sur l’icône d’imprimante dans la fenêtre d’aperçu. Vous pouvez aussi générer le rapport en format PDF en cliquant sur l’icône PDF qui se trouve aussi dans la fenêtre d’aperçu. Naviguer à travers toutes les pages en cliquant sur les flèches au bas de la fenêtre.
Tous les rapports peuvent être sauvegardés en utilisant des noms choisis par l’usager. Vous pouvez ainsi rappeler les rapports sauvegardés en cliquant sur le bouton Ouvrir… et en sélectionnant à partir d’une liste de rapports.

Les sections principales sont:

Critères principaux: Sélectionner de la liste tout ce que vous voulez qui s’applique à votre rapport. En sélectionnant Aucun, rien ne sera sélectionné pour cette liste particulière. Si vous sélectionnez Tous, toute la liste s’appliquera. Vous pouvez aussi sélectionner des items individuels dans les listes. Pour sélectionner plus de un item, faites control-clique sur chaque item.
Le rapport ne réaffiche pas les items des critères principaux parce que ça pourrait l’encombrer. Au lieu, il affiche tous… ou certains … sélectionnés pour les items, ce qui veut dire soit tous les items d’une catégorie (exemple: tous les locataires) ou certains items sélectionnés dans une catégorie (exemple: certains locataires sélectionnés). Par exemple, si vous sélectionnez 100 locataires, le rapport n’affichera pas les 100 locataires dans l’en-tête. Il affichera certains locataires sélectionnés et ceci n’encombrera pas votre rapport.

Sélectionner les critères à inclure dans le rapport: Cocher toutes les cases que vous voulez inclure dans le rapport généré.

Critères de restrictions: Si une restriction n’est pas cochée, elle sera ignorée. Les restrictions sont appliquées seulement si la case est cochée.

Trier par: Sélectionner l’item pour lequel le rapport sera trié. Certains items désactivés peuvent être réactivés en sélectionnant d’autres items dans d’autres sections du dialogue.

Les rapports disponibles sont:

Rapport de propriétaires
Rapport d’immeubles
Rapport de logements
Rapport de locataires
Rapport de dépenses
Rapport de revenus
Rapport de revenus du gestionnaire
Rapport de dépenses périodiques
Rapport de frais périodiques
Rapport de comptes de dépenses
Rapport de comptes de revenus
Rapport de bénéficiaires
Rapport d’appareils
Rapport de bons de travail
Bilan de profits/pertes
Facturations/Quittances
Exporter adresses de locataires
Québec – Relevé 4 (version canadienne seulement)

Autres considérations

Rapport de logements: Soyez certain que vous utilisez les mêmes unités de mesure que ceux dans votre base de données pour la superficie du logement (m2 or pi2).

Rapport de revenus: Les rapports de revenus n’incluent pas les revenus de commissions du gestionnaire. Ils sont inclus dans le Rapport de revenus du gestionnaire.

Rapport de revenus du gestionnaire:Ce rapport inclut tous les revenus du gestionnaire, soient les revenus provenant de toutes les dépenses des autres propriétaires payées à un gestionnaire-bénéficiaire et les revenus entrés à l’écran Revenu pour un gestionnaire-propriétaire.
Pour voir tous les détails des revenus du gestionnaire, voir le Rapport de dépenses pour chaque propriétaire.

Bilan de profits/pertes
Le Bilan de profits/pertes est un rapport important à produire juste avant de faire une clôture de fin d’exercice. Tout est sélectionné par défaut et vous n’avez qu’à spécifier la Période du rapport.
Lorsque sélectionnée, la case Général veut dire que le rapport va aussi inclure les transactions propriétaires-seulement lorsque rapporté par immeuble.
La case Inclure gestionnaire est activée seulement si le gestionnaire n’est pas aussi un propriétaire.
La case Gestionnaire seulement est activée seulement si le gestionnaire n’est pas aussi un propriétaire. Lorsque cette case est sélectionnée, seuls les profits/pertes du gestionnaire sont produits. Le rapport pourrait inclure les anciens gestionnaires si des transactions ont été entrées pour eux dans le passé.
Lorsque la case Inclure revenus de gestion dans la section Critères de restrictions est cochée, les revenus de gestion sont inclus. Ceci pourrait être les revenus du gestionnaire courant si sélectionné ou les revenus d’anciens gestionnaires.
Le rapport généré montre chaque compte sélectionné avec le montant total et son pourcentage du total individuel pour le type (dépense ou revenu).
Le montant de profits ou de pertes est montré après chaque section d’immeuble ou de propriétaire selon le cas.
Les totaux finaux selon les critères sélectionnés ainsi que les profits et pertes sont aussi montrés.

Facturations/Quittances
Il est possible de produire des avis de factures et des quittances pour les locataires ou les propriétaires. Sélectionner les locataires et les propriétaires des listes de la section Critères principaux.
Vous pouvez imprimer les avis dans une des deux langues spécifiées.
Pour produire les factures, sélectionner Produire les factures et cocher les types de frais que vous voulez facturer.
Facturer les paiements en retard facturera tous les frais ayant un montant restant supérieur à zéro.
Facturer les prochains frais périodiques facturera tous les prochains frais périodiques qui viennent à échéance tels que les loyers. L’indexation des loyers se fera automatiquement si le taux et le compte des loyers sont indiqués dans le dialogue des préférences et que la date du début du bail est indiquée dans l’écran des locataires de sorte à indexer seulement les loyers arrivant à leur date d’anniversaire.
Facturer les prochains frais non périodiques facturera les prochains frais non périodiques venant à échéance.
La facture indiquera le nom et adresse de la personne facturée, les détails des frais, les dates d’échéances, le montant total à régler et un coupon à joindre au paiement.
Pour produire les quittances, sélectionner Produire les quittances et la Date des quittances pour limiter la quantité de reçus produit à un intervalle spécifique.
La quittance indiquera le nom et adresse du destinataire, les détails des frais, les dates d’échéances et le montant total reçu par le destinataire.

Exporter adresses de locataires
L’utilitaire d’exportation d’adresses de locataires vous aide à sauvegarder sur disque un fichier délimité par “|” qui contient n’importe quelles quantitées de locataires. Ce fichier peut ensuite être utilisé comme importation dans votre logiciel de traitement de texte favori pour imprimer les adresses sur des étiquettes etc.

Aide

Sélectionner Aide du menu déroulant Aide. Ceci vous donne quatre choix: À propos, Aide, Accord de licence, Enregistrer la version bureau et Enregistrer la version réseau.

À propos affiche des renseignements sur ProprioSoft tels que le numéro de version complet.
Aide affiche ce dialogue d’aide. Ce dialogue d’aide peut aussi être accédé partout en enfonçant la touche F1 et est contextuel.
Accord de licence affiche l’accord que vous acceptez en utilisant ProprioSoft.
Enregistrer ou mettre à niveau ProprioSoft vous aide à activer ProprioSoft de sorte à avoir l’accès complet à toutes ses caractéristiques et d’avoir une base de données persistante illimitée. La clé d’enregistrement peut être achetée à www.ProprioSoft.com.

Dates

Toutes les dates dans ProprioSoft sont ajoutées en utilisant une boîte avec une icône .

Ces boîtes sont soient vides ou remplies avec la date. Si vous cliquez sur l’icône, un calendrier déroulant s’ouvre et vous pouvez ainsi choisir une date. Les mois sont spécifiés dans une liste déroulante, les années dans une boîte de texte et les jours sur des boutons de sélection.

Cliquer sur un bouton de jour pour choisir une date, Annuler pour annuler et Réinitialiser pour remettre la boîte vide. Lorsque vous ouvrez ce dialogue pour la première fois, le calendrier est réglé soit à la date d’aujourd’hui si aucune date n’est montrée dans la boîte ou la date véritable montrée dans la boîte.

Alt-C vous laisse ouvrir le dialogue du calendrier sur l’écran courant.

Dépendances

Chaque fois que vous avez le message: Il existe trop de dépendances pour supprimer cet enregistrement, ceci veut dire que l’enregistrement en question est référencé ailleurs. Par exemple, si vous tentez de supprimer un locataire et que celui-ci est cité dans une transaction de revenu, cette transaction est dépendante de ce locataire. Ceci est une façon de protéger la base de données contre la corruption. Vous pourriez être capable de supprimer ce locataire après une clôture de fin d’exercice mais, dans ce cas particulier, il serait préférable de simplement rendre ce locataire inactif pour références futures.
Un autre exemple pourrait être de supprimer un immeuble après l’avoir vendu. Ici encore, c’est mieux de le faire après une clôture de fin d’exercice et après l’archivage de tous les locataires de cet immeuble pour éviter le message de dépendances.

Listes triables

Dans la plupart des listes, il y a des en-têtes de colonne surlignés en verts. Ceci veut dire que ces colonnes sont triable. En cliquant sur l’en-tête de colonne vert, vous triez la liste par cette colonne en ordre alphabétique ascendant. Pour trier en ordre alphabétique descendant, cliquer sur la colonne en gardant la touche de majuscule enfoncé. La largeur des colonnes peut être modifiée en cliquant et glissant entre deux en-têtes de colonne.

Courriels

C’est un dialogue simple qui vous laisse entrer une ligne Objet et un Message pour envoyer à l’adresse du champ À de l’adresse du champ De. Il montrera un certain nombre de message d’erreur et de succès selon vos Réglages, la validité de vos adresses À et De et votre connexion Internet. Vous devez, bien sûr, être branché à Internet et avoir un compte courriel valide pour pouvoir envoyer des courriels. Cliquer sur le bouton Réglages pour accéder le dialogue des préférences où vos réglages de courriel résident.

Raccourcis ‘Aller à’

Ce sont des boutons ou des listes déroulantes sensibles au contexte qui incluent les immeubles, les logements, les locataires, et les propriétaires selon l’écran où vous êtes. Par exemple, sur l’écran d’immeuble, il y a trois listes déroulantes en haut de l’écran pour tous les logements, tous les locataires et tous les propriétaires de cet immeuble. Lorsque vous sélectionnez un item de ces listes, vous êtes automatiquement redirigé vers l’écran approprié.

Barre d’état

La barre d’état affiche certains renseignements utiles au sujet de vos données et de vos préférences. Elle mentionne aussi la base de données en utilisation et si l’application est enregistrée.