Introduction

Le Serveur ProprioSoft et un gestionnaire de base de données pour le logiciel de gestion immobilière ProprioSoft. Son but est de fournir un moyen de garder la base de données active pour les clients ProprioSoft. Il fournit des utilitaires tels que la gestion d’usagers et leur sécurité, la sauvegarde et la restauration de données, la clôture de fin d’exercice et la gestion de connexions.
Ce programme doit demeurer en marche pour permettre aux clients réseau Propriosoft de se brancher à la base de données centrale.

Sécurité

L’administrateur ne peut ouvrir de session dans l’application client parce qu’il est déjà ouvert sur le Serveur ProprioSoft. Le premier usager doit être créé sur le côté serveur et si ce premier usager a droit à la fonction sécurité, il peut ajouter d’autres usagers à partir d’une application client.

Une fois que le dialogue s’ouvre pour la première fois, le seul usager est l’administrateur. L’administrateur a les permissions pour toutes les fonctions. C’est pourquoi la liste de fonctions est désactivée. Vous ne pouvez réduire les permissions sur l’administrateur. Lorsque vous créer un nouvel usager en cliquant sur le bouton Ajouter, la liste des fonctions s’active et vous pouvez allouer n’importe quelles combinaisons de fonctions à ce nouvel usager. En sauvegardant l’usager, vous devez fournir un mot de passe. Le mot de passe peut être changé par l’usager plus tard pendant son ouverture de session. Si un usager perd son mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en utilisant le bouton Réinitialiser mot de passe.
Prendre note que si vous perdez le mot de passe de l’administrateur, il n’y a aucune façon de retourner dans le Serveur ProprioSoft.

Usagers en session

Cliquer sur le bouton Usagers en session pour ouvrir le dialogue des Usagers en session.

Ici, vous trouverez une liste d’usagers présentement en session avec leurs noms d’usager ainsi que l’heure et la date du début de leurs sessions.

Sauvegarder/Restaurer

Il est recommandé de faire des sauvegardes de la base de données aussi souvent que possible. ProprioSoft vous rend la tâche facile en intégrant un utilitaire qui le fait pour vous. Vous pouvez aussi l’ajouter dans vos Préférences comme un rappel utile lorsque vous quittez l’application..

Cliquer sur le bouton Sauvegarder base de données. L’utilitaire ouvrira un sélecteur de fichiers qui vous demandera où mettre votre sauvegarde. Préférablement, vous devriez utiliser une disquette ou un autre média tel qu’un lecteur USB ou un autre ordinateur sur une connexion réseau. L’endroit que vous choisirez sera retenu pour utilisation future et vous ne devriez pas être obligé d’y naviguer chaque fois. Cliquer sur le bouton Choisir un répertoire de sauvegarde. La sauvegarde sera entreposée sur le média que vous choisirez comme fichier zip. Le nom du fichier comprendra la date courante et prendra la forme:

ProprioBU_AAAA_MM_JJ_MMMMMM.zip
où
AAAA est l’année
MM est le mois
JJ est le jour
MMMMMM est l’heure en millisecondes

Cette information est utile si vous voulez restaurer vos données.
L’utilitaire vous donnera soit un message de succès ou un message d’erreur lorsqu’un problème survient tel qu’un média corrompu ou un disque déjà plein.

Il est aussi facile de restaurer vos données. Vous devez cependant faire très attention de ne pas remplacer des données voulues.
Restaurer une base de données remplacera complètement votre base de données courante.
Un avertissement sera émis lorsque vous cliquez le bouton Restaurer base de données. Si vous répondez Oui, un sélecteur de fichier s’ouvrira et pointera à l’endroit où vous avez entreposé vos sauvegardes. Vous pouvez choisir le bon fichier de restauration en vous basant sur les explications ci-dessus sur les noms de fichiers. Cliquer sur Choisir un fichier de restauration après l’avoir sélectionné. Si le fichier de restauration n’est pas dans le format approprié, l’utilitaire émettra un message d’erreur et votre base de données courante demeurera intacte. Si ça réussi, il émettra un message de succès et votre base de données courante sera remplacé par celui entreposé dans le fichier de restauration.

Restaurer base de données de la version 3.0:
Restaurer la base de données de la version 3.0 de ProprioSoft en cliquant sur le bouton. La procédure est la même que plus haut et est très directe.
Dans la version réseau, la restauration ne peut être effectué qu’en utilisant le programme du serveur.

Restaurer base de données de la version 2.0:
Restaurer la base de données de la version 2.0 de ProprioSoft se fait de la même façon que plus haut mais vous aurez un avertissement.

Les points suivants devront être traités manuellement (certains en utilisant l’application client):

• Les dates de débuts et de fins des baux disparaitront.
  Dans la version 2.0, vous deviez ajouter les baux séparément des frais périodiques. Les versions 3.0 et 4.0 considèrent automatiquement le frais périodique lui-même comme étant le bail en autant que le compte spécifié est le compte du loyer. Lorsque la restauration est terminée, allez dans tous les frais périodiques de loyer et re-sauvegardez le frais avec le bon compte de loyer tel que spécifié dans les préférences. Lorsque re-sauvegardé, le frais périodique devient le bail. Une façon de faire ceci est d’aller à l’écran des revenus et de cliquer sur le bouton Voir liste dans la section Frais périodiques. Vous aurez alors tous les frais périodiques existant. Vous pouvez aussi le faire de l’écran des locataires, un locataire à la fois.
• Les images des immeubles et des logements devront être rechargées. Dans la version 2.0, les photos étaient sauvegardées comme fichiers mais dans les versions 3.0 et 4.0, elles sont sauvegardées dans la base de données.
• Les préférences devront être redéfinies. Certaines préférences sont maintenant sauvegardées dans la base de données au lieu d’être sauvegardées dans le fichier ini. Aller simplement dans le dialogue des préférences et vérifier vos préférences.

Clôture de fin d’exercice

La fonction de clôture de fin d’exercice archive les dépenses et les revenus, sauf les paiements non complets, jusqu’à la date de votre choix. Les données périodiques sont aussi ajustées ainsi que les bons de travail.
Cliquer sur le bouton Clôture de fin d’exercice. Vous aurez deux chances d’annuler la procédure. Vous verrez d’abord un message de confirmation vous expliquant ce qu’est une clôture de fin d’exercice et vous demandant de continuer. En cliquant sur Oui vous verrez le sélecteur de fichiers pour Choisir un répertoire de sauvegarde pour vous donner la chance de faire une sauvegarde de votre base de données avant de commencer. Ensuite, vous aurez un dialogue vous demandant la date de clôture. Si vous annuler, rien ne se produira. Cliquer sur OK commencera le procédé d’archivage et alors, les dépenses, revenus, les données périodiques et les bons de travail de la base de données de Production seront réinitialisés en conséquence. Une fois terminé, un message de succès est affiché et vous êtes rebranché à la base de données Production moins les données archivées mentionnées ci-dessus.

Réseautage

ProprioSoft 4.0 est conçu pour marcher dans un environnement client-serveur. Il supporte l’accès simultané optimiste. Par exemple, lorsque l’usager 1 et l’usager 2 affichent les mêmes données en même temps et que l’usager 2 sauvegarde ses données en premier, l’usager 1 reçoit un message lui disant de réafficher ses données s’il essaie à son tour de les sauvegarder. Ceci prévient la corruption de données en ce sens que les données ne sont pas écrasées par un autre usager en forçant un ré-affichage de ces nouveaux changements.
Ceci est très important lorsqu’on considère un logiciel à accès multiples de sorte à maintenir l’intégrité des données.

Obtenir ou libérer l’accès exclusif
Quelques fois, l’administrateur pourrait vouloir effectuer des tâches nécessitant l’accès exclusif à la base de données. Il pourrait vouloir faire des changements majeurs à la base de données pouvant déranger le travail des autres usagers. En cliquant sur le bouton Obtenir accès exclusif, il peut le faire. Si un autre usager détient déjà une session, la tentative faillira. Ceci ne les débranchera pas. Si aucun usager ne détient une session, l’accès exclusif réussira et aucun autre usager ne pourra obtenir de nouvelle session tant le bouton Libérer accès exclusif ne sera pas sélectionné. Débrancher tous les usagers
Si l’administrateur veut forcer l’accès exclusif, cliquer sur le bouton Débrancher tous les usagers va fermer et redémarrer la base de données ce qui aura pour effet de débrancher tout le monde. Ceci est aussi la seule façon de réinitialiser un usager qui a subi un plantage tout en laissant une session ouverte.

Préférences

Pour accéder à l’écran des préférences, cliquer sur le bouton Préférences. Le dialogue Préférences s’affichera. Une fois complétés, vos réglages sont sauvegardés et sont affichés dans la barre d’état.

Le dialogue de préférences est séparé en quatre sections appelées Rappels, Régionales, Loyers.

La section Rappels comporte la case Sauvegardes en fin de session. En cochant Sauvegardes en fin de session, le dialogue du sélecteur de fichiers de sauvegarde sera affiché lorsque vous quittez l’application.

Dans la section Régionales, vous pouvez régler les préférences de la Devise. La devise peut être n’importe quels caractères de votre choix et ne se limite pas au $. Il peut comporter entre un et trois caractères. Il est utilisé pour l’affichage dans les écrans et les rapports.

La section Loyers permet l’indexation des loyers comme il est permis dans certaines juridictions. Lorsque ce pourcentage est supérieur à 0%, les loyers sont automatiquement indexés par le pourcentage que vous indiquez ici. Lors de l’inscription des frais périodiques, les frais de loyer augmentent de x% ainsi que la valeur locative du logement en question à la date d’anniversaire du bail. Les dates du début du bail doivent donc aussi être indiquées. Si le pourcentage doit être changé périodiquement, assurez-vous d’inscrire les revenus et d’imprimer les factures avant de le modifier. Il est aussi très important d’indiquer le compte du loyer pour permettre à ProprioSoft d’indexer les loyers et non un autre compte de revenu.

Certaines fonctions sont affichées en rouge, ce qui indique qu’elles sont des préférences qui s’appliquent à tous les usagers et ne sont donc pas des préférences personnelles.

Barre d’état

La barre d’état affiche certains renseignements utiles au sujet de vos données et de vos préférences. Le bouton Mettre à jour la barre d’état est simplement utilisé pour mettre à jour les statistiques sur les immeubles et les logements sur la barre d’état pour refléter les changements apportés à la base de données par les applications client.

Aide

Cliquer sur le bouton À propos affiche des renseignements sur le Serveur ProprioSoft tels que le numéro de version complet.
Cliquer sur le bouton Aide affiche ce dialogue d’aide. Ce dialogue d’aide peut aussi être accédé partout en enfonçant la touche F1 et est contextuel.
Cliquer sur le bouton Accord de licence affiche l’accord que vous acceptez en utilisant le Serveur ProprioSoft.

Dates

Toutes les dates dans ProprioSoft sont ajoutées en utilisant une boîte avec une icône.

Ces boîtes sont soient vides ou remplies avec la date. Si vous cliquez sur l’icône, un calendrier déroulant s’ouvre et vous pouvez ainsi choisir une date. Les mois sont spécifiés dans une liste déroulante, les années dans une boîte de texte et les jours sur des boutons de sélection.

Cliquer sur un bouton de jour pour choisir une date, Annuler pour annuler et Réinitialiser pour remettre la boîte vide. Lorsque vous ouvrez ce dialogue pour la première fois, le calendrier est réglé soit à la date d’aujourd’hui si aucune date n’est montrée dans la boîte ou la date véritable montrée dans la boîte.

Alt-C vous laisse ouvrir le dialogue du calendrier sur l’écran courant.

Listes triables

Dans la plupart des listes, il y a des en-têtes de colonne surlignés en verts. Ceci veut dire que ces colonnes sont triable. En cliquant sur l’en-tête de colonne vert, vous triez la liste par cette colonne en ordre alphabétique ascendant. Pour trier en ordre alphabétique descendant, cliquer sur la colonne en gardant la touche de majuscule enfoncé. La largeur des colonnes peut être modifiée en cliquant et glissant entre deux en-têtes de colonne.

Quitter

Pour quitter le Serveur ProprioSoft, cliquer le bouton Quitter ou simplement cliquer sur le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale. Vous aurez un message de confirmation. Sélectionner Oui pour terminer le Serveur ProprioSoft ou Non pour ne rien faire. Selon vos préférences de rappel de sauvegardes, vous pourriez avoir un sélecteur de fichiers pour sauvegarder votre base de données de Production avant de quitter.
Soyez avisé que lorsque vous quittez le Serveur ProprioSoft, tous les usagers des applications clients seront débranchés de la base de données.